Particuliers

Convocation de l'assemblée générale des copropriétaires

Le syndicat des copropriétaires s'exprime au travers de l'assemblée générale ou . C'est au cours de ces réunions que sont prises les décisions liées à la gestion et l'administration de la copropriété. Une assemblée générale doit ainsi avoir lieu au moins 1 fois par an. La mise en place de l'assemblée générale nécessite l'envoi d'une convocation. Quelles sont les règles applicables à la convocation à l'assemblée générale ? Nous vous présentons les informations à connaître. ordinaire extraordinaire

L'obligation de convoquer les copropriétaires à une assemblée générale varie en fonction de la taille de la copropriété et du nombre de copropriétaires.

Il faut ainsi distinguer entre :

Les immeubles qui sont composés de plus de 5 lots
Les petites copropriétés, c'est-à-dire celles qui comportent à usage de logements, de bureaux ou de commerce ou celles dont le moyen, sur une période de 3 ans, est inférieur à au maximum 5 lots budget prévisionnel 15 000 €
Les immeubles possédés par seulement. 2 copropriétaires

L'assemblée générale ne peut pas se tenir spontanément. Une convocation doit être envoyée à l'ensemble des copropriétaires de l'immeuble. obligatoirement

Dans les petites copropriétés, la convocation d’une assemblée générale est pour : obligatoire

Le vote du budget prévisionnel
L’approbation des comptes.

Les autres décisions peuvent être prises à l'unanimité des voix des copropriétaires à l'occasion d'une, sans nécessité de convoquer une assemblée générale. consultation écrite

La convocation à l'assemblée générale n'est pas obligatoire dans ce cas. Les 2 copropriétaires composant le peuvent se réunir pour prendre toutes les décisions. syndicat des copropriétaires sans convocation préalable

Il appartient au syndic de convoquer les copropriétaires à l'assemblée générale. Mais il existe des hypothèques dans lesquelles le président du et les copropriétaires peuvent également envoyer une convocation. conseil syndical

Le doit convoquer les copropriétaires à une assemblée générale , lors de laquelle le et le sont votés. syndic au moins une fois par an budget prévisionnel fonds travaux

Il a également l'obligation de convoquer une assemblée générale dans les cas suivants :

Convocation demandée par le s'il en existe un, par un ou plusieurs copropriétaires représentant de tous les copropriétaires (à moins que le ne prévoie un nombre inférieur de voix) conseil syndical, ou au moins un1/4 des voix règlement de copropriété
Convocation demandée par un copropriétaire pour voter une ou plusieurs questions liées à ses droits et obligations
En cas de effectués à l'initiative du syndic et sans autorisation du syndicat des copropriétaires. Le syndic doit convoquer immédiatement une assemblée générale pour ratifier (donner son accord postérieurement) la commande de travaux travaux urgents
En cas de ayant endommagé les parties communes de l'immeuble. Le syndic doit convoquer sous 15 jours les copropriétaires pour décider des travaux de remise en état. catastrophe technologique

À noter

Le demande de convocation adressée par le conseil syndical ou par un ou plusieurs copropriétaires doit être envoyée au syndic par. Le courrier doit préciser la ou les questions à inscrire à l'. Les documents utiles (devis, contrat, etc.) pour se prononcer sur les questions posées doivent également être annexer à la lettre. l ettre recommandée avec accusé de réception ordre du jour

Il est possible de s'aider d'un modèle pour rédiger son courrier :

Demander à son syndic la convocation de l'assemblée générale des copropriétaires

L'assemblée générale peut également être convoquée par le président du conseil syndical dans : 2 cas

En cas d'du syndic, le président du conseil syndical peut alors convoquer une assemblée générale pour désigner un nouveau syndic empêchement

En cas de du syndic de donner suite à la demande de convocation du conseil syndical ou d'un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins 1/4 des voix de tous les copropriétaires. Dans ce cas, le président du conseil syndical doit par lettre recommandée avec accusé de réception, le syndic de respecter son obligation de convoquer. En l'absence de réponse du syndic pendant au moins 8 jours après la première présentation de la lettre recommandée, l'assemblée générale est convoquée par le président du conseil syndical. refus ou négligence mettre en demeure,

L'assemblée générale peut être convoquée par tout copropriétaire dans des cas limités.

Tout copropriétaire d'un immeuble peut convoquer une assemblée générale s'il justifie des suivantes : 4 conditions cumulatives

Le syndic refuse de donner suite à la demande de convocation du conseil syndical, s'il en existe un, ou d'un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins un 1/4 des voix de tous les copropriétaires
Il n'existe pas de conseil syndical ou si les membres de ce conseil n'ont pas été désignés ou si le président de ce conseil ne procède pas à la convocation de l'assemblée générale,
Une mise en demeure envoyée au syndic et/ou au président du conseil syndical de respecter leurs obligations est restée sans suite pendant au moins 8 jours
Le copropriétaire a l'autorisation du président du du lieu de situation de l'immeuble de convoquer une assemblée judiciaire. Il est obligatoire de se faire accompagner par un avocat pour cette démarche. tribunal judiciaire

Tout copropriétaire peut convoquer une assemblée générale dans le cas où la copropriété n'a pas de syndic.

Cette situation concerne, principalement, l'hypothèse de l'expiration du mandat du syndic, de sa démission ou de son décès.

L'assemblée générale convoquée a de désigner un syndic. exclusivement pour but

Attention

L'absence de syndic ne doit pas résulter d'un défaut de nomination lors d'une assemblée générale convoquée pour désigner le syndic. Dans cette hypothèse, le syndic est désigné par le président du tribunal judiciaire, sur demande :

Il est obligatoire de se faire accompagner par un avocat pour cette démarche.

D'un ou plusieurs copropriétaires
Ou du maire de la commune
Ou du président de l'établissement public de coopération intercommunale compétent en matière d'habitat du lieu de situation de l'immeuble.

Lorsque l'immeuble appartient seulement à 2 copropriétaires, chacun peut convoquer l'autre à une assemblée générale en lui précisant les questions inscrites à l'ordre du jour.

La convocation doit être envoyée à tous les copropriétaires.

Il est précisé que :

En cas d' ou de du droit de propriété (cas de l' et de la ), la convocation est adressée au mandataire commun désigné indivision démembrement usufruit nue-propriété
En cas de lots appartenant à des époux , ils doivent tous les 2 être convoqués communs en bien
En cas de SCI, la convocation est adressée au gérant de la société.

Le moment varie selon la nature de l'assemblée générale.

La convocation à l' doit être envoyée dans un délai de . assemblée générale ordinaire 6 mois à partir du dernier jour de l'exercice comptable précédent

La convocation à l' est envoyée dès qu'elle est jugée nécessaire ou utile. assemblée générale extraordinaire

Le délai de convocation à l'assemblée générale va varier en fonction de l'urgence des décisions à prendre.

La convocation doit être adressée à chaque copropriétaire au moins 21 avant la date de l'assemblée générale, sauf si le a prévu un délai plus long. jours calendaires règlement de copropriété

Ce délai a pour point de départ :

Le lendemain du jour de la première présentation de la lettre recommandée
Le lendemain de l'envoi au destinataire, par le prestataire certifié (par exemple AR24, service de La poste), du courrier électronique annonçant la lettre recommandée électronique
La date de l'émargement du copropriétaire en cas de remise en main propre de la convocation.

En pratique, la convocation doit ainsi être envoyée au moins 1 mois avant la tenue de la réunion afin de respecter le délai légal.

Attention

Le non-respect du délai de convocation, même pour un seul jour, entraine la nullité de l'assemblée générale. Toutefois, cette sanction n'est applicable que si un copropriétaire saisit le tribunal du lieu de situation de l'immeuble d'une telle demande. Cette démarche nécessite l'accompagnement par un avocat.

En cas d'urgence, le délai peut être à 21 jours. C'est notamment le cas lorsque l'assemblée générale doit prendre une décision immédiate liée à la de l'immeuble (par exemple, pose d'étais en cas d'effondrement partiel du bâtiment). inférieur conservation matérielle

La convocation doit être notifiée aux copropriétaires par l'un des moyens suivants :

Lettre recommandée avec avis de réception
Lettre recommandée électronique
Remise contre récépissé ou émargement.

À noter

Depuis le 9 avril 2024, les convocations d'assemblée générale, les procès-verbaux d’AG et les mises en demeure sont envoyés par voie électronique.

Les copropriétaires conservent le droit de recevoir les notifications par courrier postal. Ils doivent en faire la demande au syndic.

Les copropriétaires doivent informer le syndic de leur changement de domicile.

Ils doivent lui communiquer l'adresse postale de leur nouveau domicile et leur adresse mail par :

Lettre recommandée avec avis de réception
Ou lettre recommandée électronique s'ils ont donné leur accord pour recevoir des notifications et des mises en demeure par voie électronique.

La convocation doit contenir :

L'information sur le lieu, la date et l'heure de la réunion
précisant chacune des questions soumises au vote des copropriétaires. Chaque question doit être rédigée dans des termes clairs et fait l'objet d'un vote séparé. L'ordre du jour
Le mode de consultation des justificatifs de charges de copropriété avant la tenue de l'assemblée générale
Lieu, date et heures de consultation des pièces justificatives de charges. Entre la convocation de l'assemblée générale et la tenue de celle-ci, le syndic doit mettre à disposition de chaque copropriétaire les documents justifiants les dépenses annuelles du syndicat des copropriétaires (par exemple, factures, contrats de fourniture et d'exploitation) et une note expliquant le calcul des charges de chauffage, de refroidissement et de production d'eau chaude sanitaire collectifs. Cette mise à disposition doit durer au minimum 1. jour ouvré
Les nécessaires pour la validité d'une décision (par exemple état financier du syndicat des copropriétaires ou projet de budget prévisionnel ou contrat de syndic) ou pour l'information des copropriétaires. documents
Le formulaire de vote par correspondance. Un modèle de ce formulaire est disponible :

Vote par correspondance d'un copropriétaire

Les devis doivent-ils être joints à la convocation d'un assemblée générale de copropriété ?

Les devis doivent obligatoirement être joints à la convocation.

La présentation de plusieurs devis est obligatoire si le a voté à partir duquel il doit y avoir une . Cette décision peut fixer le nombre minimum de devis à présenter. En l'absence de précision, 2 devis sont suffisants. syndicat des copropriétaires un seuil mise en concurrence des entreprises

En l'absence de mise en concurrence obligatoire, un seul devis peut être joint à la convocation.

L'ordre du jour est établi par le syndic avec le . Toutefois, la réglementation ne mentionne pas de sanction si la concertation n'a pas lieu. conseil syndical

L'ordre du jour contient l'ensemble des questions qui seront discutées et votées au cours de l'assemblée générale.

Chaque question doit mentionner la majorité à laquelle elle sera votée.

À savoir

L'assemblée générale prend des décisions valides uniquement sur les points inscrits à l'ordre du jour. Un sujet non inscrit à l'ordre du jour peut toutefois être discuté lors de la réunion, sans pouvoir être voté.

Tout copropriétaire ou le conseil syndical peut demander au syndic de faire figurer une ou plusieurs questions à l'ordre du jour de la prochaine assemblée générale. Cette peut être faite à tout moment. notification

La demande doit être formulée par courrier recommandé avec avis de réception. Il est possible de s'aider d'un modèle pour rédiger son courrier :

Demander l'inscription de questions complémentaires à l'ordre du jour de l'assemblée des copropriétaires

Attention

La demande d'inscription d'une résolution à l'ordre du jour de l'assemblée générale doit parvenir au syndic . Une notification tardive peut empêcher le syndic d'inscrire les questions à l'ordre du jour. Dans ce cas, elles sont soumises à l'assemblée générale suivante. avant l'envoi de la convocation

Un doit obligatoirement être joint à l'envoi lorsque la question porte, , sur : projet de notamment

Les conditions de versement des provisions du budget prévisionnel
Les honoraires complémentaires du syndic en cas de travaux
Une décision qui doit être votée à la majorité simple, absolue ou à la double majorité
L'amélioration de l'immeuble, telle que la transformation d'un ou de plusieurs éléments d'équipement existants, l'ajout d'éléments nouveaux, l'aménagement ou la création de locaux à usage commun
La surélévation ou la construction de bâtiments aux fins de créer de nouveaux locaux à usage privatif
L'autorisation du syndic à agir en justice.

La demande doit également être accompagnée d'un lorsqu'il s'agit de travaux d'accessibilité ou affectant les ou l'aspect extérieur de l'immeuble. document précisant la localisation et le détail des travaux parties communes

À savoir

Le syndic juger la valeur ou l'opportunité de la demande. Il doit inscrire la question à l'ordre du jour de l'assemblée générale. ne peut pas obligatoirement

Si un copropriétaire n'a pas été convoqué il peut :

Demander en justice l'dans les 2 mois de la notification du procès-verbal de l'assemblée annulation de l'assemblée générale
Engager la responsabilité du syndic si le défaut de convocation lui a causé un préjudice.

Ces deux démarches nécessitent l'accompagnement d'un avocat.

En plus de l'absence de convocation, l'irrégularité de la convocation en assemblée générale concerne de , notamment : nombreux cas

Non-respect du délai de convocation
Absence de mentions obligatoires sur la convocation (date, lieu, heure)
Convocation par une personne qui n'a pas le droit de convoquer
Absence de communication d'un document obligatoire pour la validité d'une décision (devis, contrat, état financier, projet de budget prévisionnel, etc.) ou pour l'information des copropriétaires
Impossibilité d'exercer son droit de consultation des pièces justificatives des charges en amont de l'assemblée générale.

Dans ces hypothèses, il est possible de demander en justice l'. annulation de l'assemblée générale ou d'une ou plusieurs décisions

Cette demande est adressée au tribunal judiciaire du lieu de situation de l'immeuble. Cette démarche nécessite l'accompagnement obligatoire d'un avocat.